Padang Panjang - Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Padang Panjang mengupayakan agar masyarakat lebih memahami pentingnya pengelolaan dan penyimpanan arsip.
Hal tersebut disampaikan oleh Plt. Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Padang Panjang melalui Kabid Kearsipan Dra. Tuti Abdul Rajab, MM di Depo Arsip Kota Padang Panjang, Senin (13/2). Ia menjelaskan program kerja Bidang Kearsipan Tahun 2017 terutama dalam masa 100 hari kerja.
"Yang betul-betul perlu kami ubah adalah mindset atau persepsi masyarakat mengenai kearsipan. Kearsipan bukan gudang atau tempat kertas bekas, melainkan tempat dimana arsip disimpan dan dikelola dengan baik dan tersusun, baik itu arsip inaktif maupun arsip statis,” terangnya menjelaskan.
Menurut UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun, sedangkan arsip statis adalah arsip yang dihasilkan pencipta arsip karena memiliki nilai sejarah dan perlu dilestarikan.
Proses dan tahapan suatu arsip untuk disimpan di kearsipan juga tidak sembarangan. Dimulai dengan arsip yang datang dari berbagai Instansi di Kota Padang Panjang akan dipilah dan dipilih mana yang akan dimasukkan dalam kategori arsip inaktif, arsip statis atau arsip yang sudah tidak berguna.
Semua arsip tersebut disertai berita acara, baik yang akan diarsipkan maupun yang tidak lagi berguna untuk dimusnahkan. Sebelum dimusnahkan, lembaga kearsipan akan meminta izin kepada pencipta arsip tersebut untuk penghancuran arsipnya.
Setiap tahapan akan dilakukan proses verifikasi dan validasi kearsipan, untuk selanjutnya dikemas dalam kertas casing untuk membungkus arsip. Terakhir akan dimasukkan dalam box atau kotak yang diurutkan berdasarkan nomor surat pada masing-masing Instansi.
Demikian jelas Kabid Kearsipan Dra. Tuti Abdul Rajab, MM sembari memperlihatkan proses pengarsipan di depo arsip Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Padang Panjang.
Terakhir, beliau menyatakan pentingnya penataan arsip dikarenakan arsip juga merupakan potret perjalanan sebuah bangsa.
Putra
