Pasbana - Banyak perusahaan masih kesulitan mengelola payroll secara konsisten karena proses manual sering memunculkan kesalahan, keterlambatan, dan ketidaksesuaian regulasi. Kondisi ini menghambat kredibilitas HR sekaligus mempengaruhi kepuasan karyawan dalam jangka panjang.
Solusi payroll untuk HR menawarkan mekanisme otomatis yang mampu mengintegrasikan data kehadiran, komponen penghasilan, detail pajak, hingga kebijakan perusahaan ke dalam satu sistem berbasis real-time. Sistem ini membantu HR bekerja lebih efisien tanpa harus melakukan pengecekan data secara repetitif.
Artikel ini akan membahas review mendalam terkait solusi payroll untuk HR yang ditawarkan Total dengan fitur-fitur unggulan yang mendukung kebutuhan perusahaan. Simak penjelasannya agar Anda mendapatkan perspektif lengkap sebelum memilih sistem payroll terbaik.
1. Manajemen Penggajian
Manajemen penggajian adalah fitur utama yang dirancang untuk menghitung penghasilan karyawan secara otomatis berdasarkan data kehadiran, tunjangan, dan komponen tambahan lainnya. Sistem ini bekerja dengan memproses data real-time agar hasil penggajian akurat tanpa campur tangan manual.
Solusi ini relevan bagi perusahaan yang membutuhkan solusi hitung gaji, tunjangan, dan potongan otomatis untuk mengurangi resiko kesalahan perhitungan. Fitur ini mendukung variabel seperti komisi, bonus, potongan, dan penyesuaian lain sesuai kebijakan perusahaan.
2. Manajemen Pengeluaran
Fitur manajemen pengeluaran menawarkan kontrol penuh terhadap proses reimburse, biaya perjalanan dinas, dan pengajuan operasional melalui workflow digital yang terstandarisasi. Sistem ini membantu HR memastikan bahwa setiap pengeluaran sesuai kebijakan perusahaan.
Proses validasi multi-level memudahkan manajemen mengawasi penggunaan biaya
sekaligus mempercepat approval tanpa mengorbankan governance. Transparansi data pengeluaran ini meningkatkan akuntabilitas dan memperkuat pengendalian biaya internal.
3. Database Terpusat
Database terpusat berfungsi menyimpan seluruh informasi karyawan termasuk detail personal, posisi, kontrak, riwayat organisasi, dan data administratif lain secara terintegrasi. Data ini dipetakan ke seluruh modul sehingga pembaruan apa pun langsung tersinkron otomatis.
Struktur ini tidak hanya mempercepat proses pencarian dan verifikasi data, tetapi juga memastikan keputusan HR berbasis informasi yang konsisten. Kemampuan audit trail memperkuat akurasi historis dan memudahkan perusahaan dalam penelusuran perubahan data.
4. Manajemen Kehadiran
Manajemen kehadiran menghubungkan data absensi, cuti, izin, dan lembur ke modul payroll secara otomatis untuk memastikan perhitungan kompensasi lebih akurat. Proses ini memvalidasi jam kerja berdasarkan kebijakan perusahaan sehingga hak karyawan dihitung secara objektif.
Integrasi absensi real-time mengurangi celah manipulasi data dan mempercepat proses verifikasi lembur tanpa input manual. Dengan data yang selalu sinkron, HR dapat menilai kedisiplinan dan performa karyawan secara lebih komprehensif.
5. Laporan Payroll
Laporan payroll menyajikan rangkuman menyeluruh mengenai komponen penghasilan, potongan, pajak, serta riwayat absensi dalam format yang siap audit. Sistem ini mengotomatisasi pembuatan laporan berdasarkan periode tertentu untuk mempermudah analisis.
Laporan komprehensif ini mendukung kebutuhan manajemen untuk menilai efisiensi biaya tenaga kerja dan mengidentifikasi tren pengeluaran di setiap divisi. Kemampuan ekspor data ke berbagai format meningkatkan fleksibilitas dalam pelaporan internal maupun eksternal.
6. Face Recognition & GPS Attendance
Teknologi face recognition dan GPS attendance dari Total memberikan metode verifikasi kehadiran yang akurat, cepat, dan bebas manipulasi. Sistem ini mampu mendeteksi ketidakakuratan lokasi melalui mekanisme fake GPS detection.
Pendekatan biometrik memastikan bahwa setiap data absensi benar-benar berasal dari individu yang bersangkutan sehingga HR memiliki dasar yang sah dalam perhitungan payroll. Keandalan fitur ini sangat penting bagi perusahaan yang memiliki tim lapangan atau mobilitas kerja tinggi.
7. e-Payslip & ESS
e-Payslip dan Employee Self-Service (ESS) memungkinkan karyawan mengakses slip gaji, riwayat payroll, dan dokumen personal secara mandiri melalui web maupun aplikasi mobile.
Sistem ini menghadirkan kecepatan layanan HR tanpa harus melakukan interaksi langsung. Ketersediaan informasi payroll secara mandiri meningkatkan transparansi dan kenyamanan karyawan sehingga pengalaman kerja menjadi lebih modern. ESS juga mengurangi beban administratif HR yang sebelumnya banyak diminta melakukan pengecekan atau pengiriman slip gaji manual.
8. Perhitungan Pajak dan Asuransi
Fitur ini mengotomatisasi perhitungan PPh 21/26, BPJS Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan, DPLK, dan potongan lain berdasarkan aturan terkini. Sistem ini mendukung berbagai skema penghitungan seperti gross, nett, dan gross-up.
Automasi ini penting untuk memastikan kepatuhan regulasi dan menghindari sanksi akibat kesalahan perhitungan pajak. Dengan perhitungan yang selalu konsisten, HR dapat menjalankan proses payroll tanpa perlu melakukan interpretasi manual terhadap regulasi yang berubah.
9. Automasi Pengiriman Payslip
Fitur automasi pengiriman payslip memastikan slip gaji diteruskan kepada karyawan secara aman dan terjadwal melalui sistem dengan proteksi keamanan. Proses ini dilakukan tanpa keterlibatan manual sehingga mempercepat distribusi informasi.
Keamanan data menjadi lebih terjamin karena slip gaji dikirim melalui jalur terenkripsi dan dilindungi kata sandi. Dengan sistem otomatis, HR dapat memastikan kepatuhan jadwal penggajian sekaligus meminimalkan risiko kesalahan distribusi.
Di tengah kompleksitas operasional HR, penggunaan aplikasi pembuatan slip gaji karyawan otomatis menjadi elemen penting dalam menjaga presisi dan kecepatan distribusi payroll. Integrasi fitur-fitur otomatis ini membantu perusahaan membangun proses penggajian yang lebih efisien, transparan, dan aman.
Kesimpulan
Solusi payroll untuk HR dari Total merupakan sistem yang dirancang untuk memberikan automasi menyeluruh pada proses penggajian dan administrasi SDM.
Fitur-fiturnya menawarkan presisi tinggi, keamanan data, dan konsistensi operasional yang sulit dicapai dengan metode manual.
Platform ini memberikan nilai strategis melalui peningkatan efisiensi, pengurangan risiko kesalahan, dan kemudahan kepatuhan terhadap regulasi. Dengan data yang terintegrasi, HR dapat fokus pada pengembangan SDM da analisis ketenagakerjaan.
Mengadopsi solusi payroll untuk HR memungkinkan perusahaan mendapatkan sistem penggajian yang stabil, aman, dan berorientasi masa depan. Dengan demikian, perusahaan dapat menjaga stabilitas operasional sekaligus meningkatkan kepuasan karyawan secara signifikan.(*)
